Politique en matière de confidentialité et de témoins de LifeWorks

Politique en matière de CONFIDENTIALITÉ et de TÉMOINS de LifeWorks

 

Version : 20161021

 

Faites parvenir les questions et les commentaires à l'adresse : Privacy@LifeWorks.com

 

 

 

Portée

LifeWorks s'engage à préserver la confidentialité de vos renseignements. La présente politique décrit la façon dont LifeWorks recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels qu'elle recueille au sujet des visiteurs des sites de LifeWorks, de l'application mobile et des services du programme d'aide aux employés (PAE). La politique s'applique uniquement aux pratiques de LifeWorks en ce qui concerne votre utilisation des services de LifeWorks. Nous ne contrôlons pas les politiques de votre employeur en matière de protection des renseignements personnels.

LifeWorks recueille, utilise, communique et protège l'information conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, mais non exclusivement : la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA, Loi concernant la transférabilité de l’assurance-maladie et l'obligation de rendre des comptes), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Protection des données à caractère personnel de l'UE.

Information que recueille LifeWorks

LifeWorks recueille vos renseignements personnels et ceux de nature non personnelle.

 

« Renseignements personnels » désigne l'information qui permet de vous identifier directement ou indirectement.

 

« Renseignements non personnels » désigne l'information qui ne permet pas de vous identifier directement ou indirectement, ce qui comprend les renseignements personnels ayant été anonymisés.

La présente politique énonce la façon dont LifeWorks traite les renseignements personnels.

De quelle façon LifeWorks recueille-t-elle les renseignements personnels?

 

LifeWorks effectue la collecte de renseignements personnels uniquement pour les besoins de la prestation et de la promotion de services. LifeWorks limite l'utilisation à ces fins, y compris l'amorce, la gestion, l'amélioration et la cessation de la relation entre employé et employeur. Les renseignements seront recueillis de façon juste et licite, sans tromper ou induire en erreur les personnes concernées quant aux fins de la collecte. LifeWorks peut également recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources si la personne y consent ou si la loi l'exige ou l'autorise.

LifeWorks recueille vos renseignements par l'intermédiaire des sources suivantes :

  • pour ce qui touche votre compte, votre profil personnel, vos identifiants et votre mot de passe;
  • les détails de toute demande de réservation et les autres transactions que vous effectuez;
  • les communications que vous faites parvenir à LifeWorks, par exemple pour faire part d'un problème ou soumettre une demande ou des commentaires au sujet du contenu;
  • l'information tirée des sondages, des promotions et des concours que LifeWorks peut à l'occasion lancer sur le site Web ou l'application, advenant que vous décidiez d'y répondre ou d'y participer;
  • les renseignements techniques tirés de votre appareil mobile relatifs aux services reçus;
  • de l'information sur votre emplacement;
  • l'information que vous publiez sous forme de commentaires ou à titre d'ajout à une discussion
  • les demandes de séances en personne avec un intervenant du programme d'aide aux employés,
  • la participation à une séance de clavardage ou vidéo,
  • les autorisations en ligne.

Témoins – De nombreux sites utilisent des témoins, soit des éléments d'information qui contiennent un code de référence unique et sont transmis par le serveur d'un site Web à vos appareils pour conserver ou retracer de l'information à votre sujet. Certains des témoins de LifeWorks ne durent que le temps de votre session Internet et expirent quand vous fermez votre navigateur. D'autres durent plus longtemps et permettent au système de se souvenir de vous quand vous revenez sur le site Web. LifeWorks utilise des témoins pour mieux personnaliser votre utilisation du site. Par exemple, LifeWorks se sert des témoins pour : a) enregistrer vos préférences d'affichage sans avoir à vous demander de retaper votre nom d'utilisateur et votre mot de passe; b) faciliter et accélérer votre navigation sur le Site Web; c) enregistrer l'ouverture de votre session afin que vous puissiez vous déplacer d'une page à l'autre du site Web; d) enregistrer vos préférences; e) adapter pour vous des éléments de la présentation ou du contenu des pages du site Web; f) recueillir des données statistiques sur votre utilisation du Site Web pour apporter des améliorations. Tous les témoins utilisés sur le site Web sont installés par LifeWorks. Si vous le voulez, vous pouvez configurer votre navigateur Web pour bloquer les témoins. Vous pouvez aussi supprimer une partie ou la totalité des témoins de votre ordinateur en suivant les indications du fichier d'aide de votre navigateur. Cependant, si l'option de blocage de témoins de votre navigateur Web est activée ou si vous supprimez manuellement les témoins, il se peut que certaines pages et fonctions qui se trouvent actuellement sur notre site Web ou qui pourraient éventuellement y figurer soient difficiles d'accès et d'utilisation.

Sondage – Lorsque vous consultez le site Web de LifeWorks, vous pouvez être invité à répondre à un sondage portant sur votre expérience de navigation. Vos réponses au sondage demeurent anonymes, mais vous pouvez choisir de divulguer votre nom et vos coordonnées afin que LifeWorks puisse communiquer avec vous pour répondre à vos commentaires ou suggestions.

Journaux de serveur Web – Le serveur qui héberge le site Web enregistre différentes données lorsque vous accédez au site. Par exemple, le journal du serveur Web enregistre votre adresse IP, le type, la version et la langue de votre navigateur et de votre système d'exploitation, votre résolution d'affichage, la date et l'heure de votre visite ainsi que les pages que vous avez consultées.

 

Vous n'avez pas l'obligation de divulguer ces renseignements. Toutefois, LifeWorks pourrait être dans l'incapacité de fournir certains services si vous refusez de nous communiquer certains renseignements.


 

De quelle façon LifeWorks utilise-t-elle les renseignements personnels?

 

LifeWorks se sert des renseignements personnels que vous lui communiquez aux fins énoncées ci-dessous :

  • Créer et administrer votre compte à la suite de votre inscription.
  • Vous identifier lorsque vous ouvrez une session dans votre compte à des fins d'authentification (une fois l'authentification effectuée, LifeWorks ne piste pas les activités touchant le PAE liées au compte en particulier).
  • Permettre à LifeWorks de traiter vos commandes et fournir les services et l'information demandés.
  • Vérifier et exécuter les opérations financières relatives aux paiements réglés en ligne.
  • Obtenir votre localisation afin de vous fournir les services sur place que vous demandez. En tout temps, vous pouvez indiquer que vous refusez à LifeWorks l'accès à vos données de localisation dans la section des services de localisation, sous l'onglet des réglages, dans votre compte. Vous pouvez aussi mettre fin à toute collecte de renseignements sur vous en désinstallant l'application. Pour ce faire, suivez les procédures de désinstallation standard offertes par votre appareil mobile ou sur le réseau des magasins d'applications.
  • Effectuer la collecte d'information relative aux marques de reconnaissance visant d'autres utilisateurs ou collègues, lesquelles peuvent être vues par d'autres utilisateurs ou par votre employeur.
  • Envoyer de l'information qui, selon LifeWorks, pourrait vous être utile (ou l'être pour votre employeur, si vous êtes un administrateur autorisé) ou que vous nous avez demandée, notamment des communications telles que le bulletin d'information périodique et des renseignements sur les produits et services, dans la mesure où vous avez consenti à recevoir de telles communications.
  • Fournir à l'employeur des données anonymes agrégées sur les transactions, que ce soit directement ou indirectement, le cas échéant, par l'intermédiaire d'un tiers revendeur, afin de l'informer des préférences de ses employés quant aux détaillants et aux offres. LifeWorks enregistre les activités numériques du PAE et fournit des sommaires de données rendues anonymes pour les besoins de la production de rapports.
  • À chacune de vos visites sur le site Web ou chaque fois que vous accédez aux applications ou les utilisez, LifeWorks peut recueillir automatiquement des renseignements supplémentaires à votre sujet, par exemple le type de navigateur Internet ou d'appareil mobile dont vous vous servez, ainsi que tout site Web à partir duquel vous accédez au site Web ou à l'application, votre adresse IP et votre système d'exploitation, car sont des renseignements reconnus automatiquement par le serveur Web de LifeWorks. Ces renseignements ne dévoilent pas votre identité et servent uniquement pour aider LifeWorks à fournir un service efficace sur le site Web ou dans l'application, et pour recueillir des données démographiques générales qui ne seront utilisées qu'une fois regroupées.
  • Il est possible que le Site Web ou les Applications donnent accès à des salons de clavardage, des babillards électroniques, des groupes de discussion ou d'autres forums en ligne. Comme les renseignements communiqués dans un tel cadre peuvent être consultés par d'autres membres du réseau, vous devez faire preuve de prudence au moment de l'utilisation et ne jamais divulguer de renseignements personnels ni faire des déclarations que vous ne voudriez pas que les autres lisent.

De quelle façon LifeWorks communique-t-elle l'information?

Dans certaines circonstances, LifeWorks peut communiquer des renseignements à votre sujet à des tierces parties, entre autres, dans les situations suivantes :

  • Fournisseurs affiliés– LifeWorks peut communiquer vos renseignements personnels à des fournisseurs affiliés de LifeWorks ou à des mandataires et sous-traitants de LifeWorks qui l'aide à fournir les services visés. Les mandataires et sous-traitants de LifeWorks n'utilisent vos renseignements que dans la mesure où ils leur sont nécessaires pour exécuter leurs activités. En ce qui a trait aux services du PAE, LifeWorks ne communique que les renseignements nécessaires à la prestation des services du PAE (par exemple, un nom pour lancer une session de clavardage).

 

  • Publicité comportementale – LifeWorks peut participer à des campagnes de publicité comportementale, à l'exclusion des services du PAE de LifeWorks, dans le cadre desquelles un tiers utilise des témoins ou des pixels invisibles afin de vous reconnaître sur le site Web de LifeWorks et de vous présenter des annonces correspondant aux produits ou services qui vous intéressent. Ces publicités peuvent s'afficher sur le site Web de LifeWorks ou sur d'autres sites Web. Si vous désirez ne plus recevoir de publicité comportementale basée sur votre utilisation du site Web, vous pouvez les faire cesser en visitant les sites de Network Advertising Initiativeet de l'Alliance de la publicité numérique du Canada.

 

  • Blogues, publications en ligne et témoignages – LifeWorks peut décider d'autoriser les utilisateurs à formuler des commentaires, à publier des messages, à faire part de témoignages ou à échanger d'autres renseignements. Si vous choisissez de fournir de tels renseignements à LifeWorks, sachez qu'ils sont habituellement susceptibles d'être accessibles au public. L'information que vous nous fournissez à cet effet pourra être lue, recueillie et utilisée par les autres personnes qui y auront accès.

 

  • Transition de l'entreprise– Si LifeWorks ou une partie de ses actifs fait l'objet d'une acquisition, LifeWorks pourrait communiquer les renseignements personnels de tous types à l'entreprise acheteuse.

 

  • Application de la loi– LifeWorks peut signaler aux organismes d'application de la loi toute activité qui lui apparaît, d'après des motifs raisonnables, illicite ou pertinente à une enquête sur une activité illégale. En outre, LifeWorks se réserve le droit de divulguer vos renseignements personnels aux organismes d'application de la loi si elle estime, selon son seul jugement, que vous avez enfreint nos politiques ou que la communication de vos renseignements personnels permettrait d'assurer la protection des droits, des biens ou la sécurité de LifeWorks ou d'une autre personne morale.

 

  • Action judiciaire– LifeWorks pouvons divulguer vos renseignements personnels à d'autres personnes lorsque la loi l'exige ou le permet. Cela peut comprendre la communication de vos renseignements personnels à des organismes gouvernementaux ou à des tierces parties à la suite d'une assignation à témoigner, d'une ordonnance du tribunal ou d'une autre action judiciaire, ou lorsque LifeWorks juge qu'il est nécessaire d'exercer ses droits afin d'empêcher les poursuites judiciaires intentées contre elle ou de la protéger contre d'éventuelles poursuites qui pourraient être intentées contre LifeWorks, ce qui sera déterminé au seul gré de LifeWorks.

 

  • Applications et outils en ligne– LifeWorks propose des applications et des outils de tierces parties sur son site Web, par exemple des utilitaires pour les séances de clavardage et de counseling par vidéo, des évaluations de la santé ainsi que des compteurs, des dispositifs mobiles et des calculateurs financiers. Si vous utilisez ces applications, les renseignements personnels que vous fournissez peuvent être utilisés par les fournisseurs conformément à leur politique respective de protection des renseignements personnels.

 

  • Partenariats – LifeWorks peut communiquer de l'information à d'autres sociétés qui fournissent des produits et des services pouvant susciter votre intérêt.

 

  • Fournisseurs de services– LifeWorks peut communiquer des renseignements personnels à des entreprises ou à des personnes qui lui fournissent des services. Parmi les services possibles, notons, entre autres, la fourniture de produits ou de services à vous ou à votre employeur en notre nom, la création ou la gestion de nos bases de données, la collecte et l'analyse de données sur l'utilisation et la performance de l'application, la rédaction et la diffusion de messages et la transmission de réponses aux demandes de renseignements. Dans le cas des services du PAE, LifeWorks ne communiquera que des renseignements anonymisés.

 

  • Votre employeur– Des données d'ensemble et des données statistiques sont fournies à votre employeur ou, dans certaines circonstances, au fournisseur de votre régime d'assurance-maladie. Ces renseignements groupés sont utilisés pour faciliter la planification de programmes visant à améliorer la santé du personnel de votre entreprise ou à évaluer le rendement des services fournis par LifeWorks. Si votre employeur propose un programme d'incitation lié à un service de LifeWorks, la confirmation de votre participation et de votre réussite à ce programme peut être fournie à votre employeur afin que vous puissiez recevoir la prime prévue.

 

Autres sites Web

Le site Web de LifeWorks, les adresses de courriel de LifeWorks ou l'application LifeWorks peuvent comprendre des liens menant à des sites de tierces parties. Il est également possible que les sites Web ou les courriels de tierces parties comprennent des liens menant au site Web de LifeWorks. LifeWorks n'est pas responsable du contenu ou des pratiques en matière de protection des renseignements personnels de tierces parties. De plus, les renseignements recueillis par celles-ci ne sont pas régis par la présente politique de LifeWorks. LifeWorks vous invite à lire les politiques de protection des renseignements personnels énoncées sur ces sites Web avant de transmettre à des tierces parties des renseignements portant sur une personne identifiable.

Responsabilité

LifeWorks, ses employés et ses entrepreneurs assument la responsabilité de la protection des renseignements personnels conformément aux politiques et aux normes de LifeWorks. LifeWorks assume la responsabilité des renseignements personnels en sa possession ou sous son autorité, y compris les renseignements personnels transmis pour traitement. Les obligations contractuelles offriront un niveau de protection comparable lorsque l'information sera traitée par une tierce partie pour le compte de LifeWorks.

LifeWorks offre à ses employés une formation sur ses politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

Avis, choix et consentement

LifeWorks doit indiquer les fins pour lesquelles elle effectue la collecte, l'utilisation, la conservation et la communication de renseignements personnels. En utilisant le présent produit, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels conformément aux dispositions de la présente politique. Dans le cas où des services complémentaires feraient partie des services fournis à votre employeur, LifeWorks expliquera les choix offerts aux employés afin d'obtenir leur consentement, s'il y a lieu.

 

Sous réserve de restrictions juridiques ou contractuelles, LifeWorks se conformera au retrait ou à la modification d'un consentement et informera la personne concernée des conséquences d'un changement apporté à la portée du consentement. Si c'est l'employeur qui a obtenu le consentement, la personne sera aiguillée vers l'employeur.

 

À moins que la loi ne l'exige, LifeWorks doit s'abstenir d'utiliser et de communiquer, à d'autres fins, les renseignements personnels recueillis sans avoir préalablement établi et consigné toute autre fin et obtenu le consentement approprié.

 

Une fois que les données ont été anonymisées, regroupées ou condensées, elles ne sont plus considérées comme des renseignements d'identification personnels. Ainsi, une personne ne peut demander que ses données soient retirées d'un ensemble de données regroupées. En outre, aucun consentement n'est nécessaire à l'égard de tels renseignements.

Conservation et destruction des renseignements personnels

 

Les renseignements personnels sont conservés par MieuxVivre aussi longtemps que nécessaire et uniquement pour la réalisation des fins établies ci-dessus ou pour la durée exigée par la loi, puis supprimés de la façon appropriée.

 

LifeWorks efface physiquement ou électroniquement les renseignements personnels ou les rend anonymes de façon à rendre leur reconstitution impossible.

Accessibilité et exactitude des renseignements personnels

 

À moins que la loi autorise ou oblige LifeWorks à interdire l'accès à vos renseignements personnels, vous pouvez accéder à votre profil personnel pour consulter ou mettre à jour la plupart de vos renseignements personnels en ouvrant une session sur le site.

Pour les besoins de la prestation des services, LifeWorks s'attend à ce que les renseignements fournis par l'employeur et ses employés soient exacts, complets et à jour. Il est demandé aux personnes de passer en revue périodiquement leur dossier, de mettre à jour leurs renseignements personnels et d'informer leur employeur sans tarder si des erreurs sont relevées.

Si vous désirez consulter des renseignements personnels qui ne sont pas directement accessibles dans le site, envoyez une demande écrite à l'adresse case_info_request@LifeWorks.com. LifeWorks permettra la consultation des renseignements personnels dans le respect des lois applicables à la protection des données.

De quelle façon LifeWorks protège-t-elle l'information?

LifeWorks prend des mesures raisonnables et appropriées afin d'assurer la protection des renseignements et d'aider à prévenir leur divulgation à des personnes qui ne sont pas mentionnées dans la présente politique. Cependant, aucun système de sécurité n'est infaillible. Par conséquent, nous ne pouvons assurer la protection de vos renseignements en toutes circonstances et vous ne devriez pas avoir de telles attentes.

Plaintes ou demandes relatives à la protection des renseignements personnels

Si une personne désire formuler ses préoccupations ou une plainte touchant ses renseignements personnels obtenus par LifeWorks, elle peut remplir le Formulaire de plainte relative à la confidentialité des renseignements personnels et le faire parvenir par courriel à Privacy@LifeWorks.com ou par la poste à l'adresse LifeWorks Privacy Office 5th Floor 675 Cochrane Drive, North Tower Markham, Ontario L3R 0B8.

 

Si une personne dépose une plainte, LifeWorks fera enquête afin de vérifier les allégations de non-conformité aux dispositions de la présente politique. MieuxVivre prendra toutes les mesures nécessaires pour résoudre les situations de ce genre. Si une plainte ne peut être réglée, MieuxVivre s'engage à fournir son entière collaboration dans le cadre du processus de règlement des litiges décrit ci-dessous.

 

Si le litige qui vous concerne n'a pas été réglé de manière satisfaisante, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès des organismes de réglementation suivants :

 

  • Au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (ou son homologue provincial) à l'adresse suivante :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

30, rue Victoria

Gatineau (Québec)

K1A 1H3

Téléphone : 1 800 282-1376

 

  • Dans l'Union européenne, le Information Commissioner's Office (commissariat à l'information) du Royaume-Uni, ou l'autorité compétente en matière de protection des données de l'État membre

Information Commissioner's Office

Information Commissioner : Mr. Christopher Graham

c/o ICO International Team

Water Lane, Wycliffe House

Wilmslow-Cheshire SK9 5AF

Téléphone : +44 1 625 54 5 246

Courriel : International.Team@ico.org.uk

 

Pour communiquer directement avec l'agence de protection des données d'un État membre, consultez la page http://ec.europa.eu/justice/data-protection/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

 

  • En Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, à l'adresse suivante :

Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)
CH-3003 Berne
Téléphone : +41 (0)58 462 43 95
Télécopieur : +41 (0)58 465 99 96

 

  • Aux États-Unis, le secrétaire à la Justice de l'État.

LifeWorks vérifiera périodiquement l'exactitude de la présente politique afin de s'assurer qu'elle est conforme à ses principes en matière de protection des renseignements personnels et procédera aux vérifications internes nécessaires à la résolution de toutes les questions et plaintes qui lui sont soumises.

Modifications apportées à la politique

Il est possible que LifeWorks mette à jour la présente politique afin de tenir compte des modifications apportées aux pratiques en matière de gestion de l'information. Si LifeWorks apporte des modifications importantes à la présente politique, ces changements s'appliqueront aux renseignements recueillis après la date d'entrée en vigueur indiquée. LifeWorks vous invite à passer en revue périodiquement la présente page afin d'obtenir les dernières mises à jour au sujet de sa politique de protection des renseignements personnels.

 

DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 2016-10-24

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